期開得勝

【窮忙大解放】

商業週刊1065期　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　作者：曠文琪

• 前言：你還陷在窮忙的漩渦裡，無法自拔嗎？
• 全球的聰明工作者現在已經找出了一套時間運用公式，讓你工作時間變少，
• 卻賺更多！別再幻想要做到退休，才能自己決定怎麼用時間，現在，跟著我們，一起拿回時間主導權！

一、距離七十五歲，你知道自己的生命還有多少分鐘嗎？（答案詳見文末）
二、你今天的時間花到哪裡去了？
三、你未來三年，想達到什麼目標？你現在做的，與這件事有關嗎？
 

• 如果你沒問過自己上述三個問題，那麼，小心，你的時間帳戶可能正亮著黃燈！
• 當你點算銀行存款裡的數字時，你清楚自己「時間帳戶」裡的進出數字嗎？
• 畢竟，時間比金錢更寶貴。
• 跟全球首富巴菲特（Warren Buffett）、台灣首富郭台銘相比，我們的銀行存款就像印度恆河裡的沙子，微不足道。然而，每個人一天都只有二十四小時，就這一點來看，我們與巴菲特、郭台銘是站在同一個起跑點的。 可是，你想過，時間也可以像金錢一樣，發揮複利的效果嗎？請看以下三個案例。

你還在超時工作嗎？　快找出「關鍵二○％」專注投入

案例一：

美國，三十歲的提摩西．費里斯（Timothy Ferris）。

四年前，費里斯就像大多數辛勤工作的創業族一樣，每天工作超過十四個小時，年收入為四萬美元。
但現在，他每個星期只工作四小時，收入卻是以前的十二倍。換算一下，他的時間報酬率竟然是以前的二百九十七倍！省下來的時間，他用來主持電視節目、衝浪、潛水，他還是世界探戈錦標賽的紀錄保持人。
去年，他將自己的時間管理方式集結成書（《一週工作四小時，晉升新富族》），他既沒上歐普拉脫口秀，也沒到處巡迴打書，該書竟一舉登上《紐約時報》（New York Times）、亞馬遜網路書店等暢銷排行榜第一名。他的時間管理學被矽谷公司競相模仿，包括網景（Netscape）創辦人、哈佛商學院、麻省理工學院都競相邀請他演講。 費里斯的時間複利是如何產生的？有一天，他工作到疲累不堪時，偶然讀到十九世紀經濟社會學家帕瑞圖（Vilfredo Pareto）的八○／二○法則：「二○％的義大利國民，創造全義大利八○％的財富」，而不可思議的是，這法則適用於所有的事情。 也就是說，「八○％的產出，其實只來自二○％的投入，只要將時間專注在那二○％上，你就可以多出八○％的時間。」重點是，你必須找出那「關鍵的二○％」！
疲憊的他，彷彿發現新大陸般的興奮，立刻攤出客戶與業績的關係圖，他發現，果然公司九五％的業績，是由不到五％的客戶所撐起來的；但其他九五％的客戶卻占據他過去大部分的時間。於是，他當機立斷，把時間重新分配，不再主動理會那些可有可無的客戶，專心伺候那五％的金主。接著，他將此一法則，運用在資訊處理、會議主持各方面。 於是，他從窮忙族，晉升為新富族。　
 

你起頭做對了嗎？　源頭最重要，贏家與輸家就差這一關

案例二：台灣，方天戟，台大EMBA一年級學生，他的另一個身分則是廣達電腦的資訊長。
他每週上課三天，每天晚上九點到十二點，還要閉關念書。

然而每天，廣達有十萬台筆記型電腦要出貨，五百家供應商、客戶要管理，在歐洲、矽谷、中國的十座工廠，都要二十四小時監控。

這，是一個橫跨全球五大洲的龐大資訊流。
十年前，他進廣達擔任資訊長時，一天工作十三小時，如今，廣達營業額成長了十七倍，但他每天的平均工時，卻降為現在的八小時，縮短三八％。
如果以營收角度來看，他現在每分鐘發揮的效益是過去的二十九倍！二十九倍，呈現的就是時間複利的威力，也是贏家與輸家的差別。「Plan、Plan、Plan」，是方天戟的時間複利心法。

程式設計師出身的他說，寫程式的人都知道，如果一開始的指令寫錯，之後要揪出錯誤，得花好幾倍力氣，因為在一套程式裡，每一道指令都環環相扣。而時間管理就和寫程式一樣，開始的時候做對最重要。

十年前，廣達開始建置供應商資訊系統時，一般廠商都只以客戶別去區分系統。但他考量到，未來海外市場不止在美國，他寧願一開始多花時間，把客戶別再依照國家別畫分。後來市場多元化時，他因為基礎扎得夠穩，往上蓋的速度自然比別人快。「別人看我做事情做的複雜又花時間，其實，我只是把事情簡單化，」他說。
不止做事如此，他用人也如此。他雇用新人，一定先要求對方寫三個月的程式，他說，寫程式可以看出一個人的邏輯能力，邏輯能力強的人，不只會寫出好程式，做事也會有順序，人才的源頭對了，事情就容易做對。

確保用人、做事的源頭後，他手下統領的十位小當家，每個都跟了他十年，因為默契佳、授權品質也高，因此，他可以像拿破崙帶兵一樣，當戰局沒有太大變化時跟部屬說，他先去睡十分鐘，然後安心睡去。從源頭著手，把事情做對，十年下來，方天戟多出來的時間，就拿來充電、投資自己，把自己的實力越墊越高，他的「時間流」產生正向循環，複利威力也由此產生。
 

你還在迷信花俏策略？　回歸時間分配基本功，反而有效
案例三：

麥肯錫等全球各大企管顧問公司。
近三年來，全球管理顧問界陸續回歸基本面，把「時間管理」列為企業必修學分。兩年多前，麥肯錫開始在台灣、印度等市場引進一套「基本功」（back to basic）專案。
麥肯錫董事林國澧說，當市場逐步邁向成熟之際，花俏的策略、創新的產品招數早被使盡，企業競爭的差距，回歸到營運效率的基本面。

其中，時間分配，成為企業競爭力的關鍵，尤其是以人為主的服務業。

譬如，麥肯錫針對印度最大銀行導入基本功專案時，短短的四個月，平均業績竟然提升八三％。「這絕對不Sexy（迷人），但卻奏效。」此專案背後有什麼驚人的秘密？

說穿了，只有一句口訣：「根據八二法則進行時間管理，並貫徹執行。」

麥肯錫發現，該行第一等級的業務員，績效是最差員工的一百倍。他們分析，員工績效差異如此巨大，時間管理是關鍵。

「表現較差的業務員，都是將時間平均分配給所有客戶，或是照顧他最熟悉，但並非貢獻最大，或最具業績潛力的客戶。」
因此，他們開始改造專案，要求每個業務員將客戶分為三級。

首先，列出第一級的前十大客戶，這些客戶雖然只占三％，但對業績貢獻最大，因此，「要每天都去想，我該如何服務他們。」對這些客戶要給予「無限卡」概念的時間資源，盡可能滿足其需求。
其次，你要找出第二級客戶，占比約二七％，這些客戶雖然沒有立即的利潤，但卻有潛力，因此，每月要定期問候一次。

第三級，則是最後的七成客戶，只要「每個月定期花一個晚上，統一用mail等方式問候，」

此外，別花任何時間在他們身上，除非他們主動要求。

這套方法的執行秘訣有三：

一、定義出前十大客戶；

二、一定要花最多時間在這十大客戶上；

三、要狠心排除第三群客戶占用你的時間，他們是最容易打電話來「黏住」你的客戶，卻不會產生貢獻。

這個方法不難，「但很多人沒這樣做」，因為要這麼做，就是要把你手上的時間圖、客戶圖，認真的攤開來，做出改變。

如此，「最快一個月，最慢三個月就有成效，」林國澧說。
 

你還信守一分耕耘、一分收穫？　

沒有富爸爸，更要用時間創造複利
上述三個案例都告訴我們一件事：「一分耕耘（時間），一分收穫」的時代已經過去了。在輸家的世界，時間比成果等於一比一（甚至更小）。但在贏家的世界，時間比成果等於一比∞（無限大）。

如果你沒有富爸爸，沒有高學歷，也沒有人脈，你唯一的致勝之道，就是讓你的時間，像金錢一樣，滾出正的「時間流」，不斷製造出資產，而不是負債。

五月將在台出版的《槓桿思考術》（漫遊者文化出版社）作者本田直之指出，「時間投資得好，就會帶來複利的力量。」

過去，我們把時間當作耗材，用完就沒了。

而現代生活中，環繞著竊取我們時間的聰明小偷諸如電子郵件、手機等，讓我們很容易失去時間的主控權。「我們彷彿生活在一群小蟲之中，生命、時間不斷被啃蝕，」曾在哈佛醫學院擔任二十年教職的哈洛威爾（Edward M. Hallowell）醫師警告，「殺時間（killing time）比燒錢（burning money）還要糟糕！」
如果你將時間的主控權交給老闆、家人、或朋友，一天下來，你會發現，你的「時間投入」扣掉「時間產出」後，毫無結餘。

日復一日，五年、十年後，你每天早上總是背起沉重的公事包，認真的工作，被時間窮追不捨，然後晚上筋疲力竭的回家，睡一覺後，明天清晨，繼續工作……，你的工作效果遞減，晉升無望。
你就像把時間存到一個零利率的銀行，甚至負利率的銀行一樣，「時間越存越薄。」別笑，這是發生在多數人身上的現象。請算一下，十年前，你每小時的薪水是多少？現在呢？你可能發現，自己的時薪正在貶值，連通貨膨脹速度都趕不上！ 要脫離窮忙族輪迴，就要拿回時間主控權！
 

你還在列「to do list」？

快點思考「to be」，知道什麼不要做

成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）指出，現代人需要「第四代時間管理」， 它跟傳統時間管理的最大差異是，它不只談事，還談人。

過去，時間管理談的是「to do list」（待辦事項清單），它用的是加法，盡可能的把所有事情塞入你有限的時間裡，但最後卻常常因為太累，且不知道為何而戰，最後放棄管理時間。

然而，第四代時間管理的重點是「to be」（你想成為什麼？）。你必須先思考，你想成為什麼？然後，設出優先順序，善用減法，做關鍵的事情。

源頭想清楚了，談「to do list」，才有意義。

「知道不做什麼，比知道要做什麼，更重要，」寫下暢銷書《從Ａ到A+》（Good to great）的作者柯林斯（Jim Collins）說，每年初始，他都會列出今年他優先要做的事情，也寫下不要做的事，最後，清單理出來後，他又會再刪除最後的三分之一或四分之一，不浪費一點時間在上面。這樣才能專注在重要的事上。
因此，要拿回時間主控權，請先從源頭規畫目標開始，按照八二法則分配時間，將精力集中在關鍵的二○％事情，捨棄不重要的。空出來的時間，你必須自我投資，去充電、閱讀，或陪伴家人，創造你想要的競爭力資產，譬如人脈競爭力、領導力等。
如此，時間流才會出現結餘，用來投資可增加個人競爭力的資產，一步步墊高你的競爭力，提升你的時間效益，成為「時間富爸爸」。 花旗銀行副總裁暨分行經理洪志成，就是一位時間富爸爸。

舞台上，洪志成拿起麥克風，「我們所有人都表現得很棒，就像是……」他如數家珍的說出某位優秀員工的優點，然後把禮物從口袋裡掏出來，拍了拍員工的肩膀。受獎者，感動莫名，剛上任的主管竟然這麼懂自己。 「只要我花時間，效果就做足。」洪志成手下管理的理財專員，操控新台幣千億資產，前四個月，他還接下一個事業單位，合計他手下員工二百八十人，他也是兩個小孩的父親。跟所有人相同，他一天只有二十四個小時，若要平均分配，一個人大概分不到幾分鐘。但他卻有本事，不缺席小孩任何一場家長說明會，新業務照樣成長。

「我都抓point，然後，我讓時間自己再生出來。」洪志成說，他把三分之一的時間放在人身上，因為，「人對了，事情就會對了，」「這個人本來幫我做五分鐘的事情，我現在再投資一點時間在他身上，他未來可能幫我五十分鐘。」 「就像定存有利息，或是投資有獲利，我會越做越輕鬆。」洪志成決定了「投資標的」就全心專注。「要一擊就中！」上述的頒獎典禮，他先找來該員工的主管，把成績寫出來，然後討論、買禮物，在早晨通勤時，他腦子裡再排演一次當天情節，聽來很費工，但是，他透過總計不到一小時的時間投資，卻讓未來該部門近百位員工的時間真正被他所用。

猜猜看，一般人之所以時間管理失序，是因為：

一、無法辨別事情重要性；

二、無力或不願有條不紊的行事；

三，缺乏堅持原則的自制力？
 

你如何對付時間敵人？　要學習說不，辨別事情重要性
「大多數人的答案是缺乏自制力！」但柯維說：「我卻認為，那是確立目標的功夫不夠，而且不能由衷接受事有輕重緩急觀念所致。」要成為時間富爸爸，你必須歷經三道關卡的淬煉。

第一關，你能否對自己誠實？你必須跟自己對談，才能決定什麼是最重要的事。

第二關，你能否取捨？定出明確的優先順序。

第三關，你能否持之以恆做下去？

其中第二關，捨的學問，知易行難。

最難的是，來自老闆的要求，這類要求總是永無止境，並無法抵擋。

你能怎麼辦？

一○四人力銀行行銷總監邱文仁上頭就有兩個老闆，有時兩人各丟一件重要任務，她自己手上還有三場記者會要開，怎麼辦？

「老闆要聽的是答案而不是拒絕，」把握這個原則，邱文仁的溝通三部曲就是：

一、先傾聽，「這是給自己機會和老闆溝通，」你不能一開口就拒絕老闆。

二、用實際數據（而非情境描述），告訴老闆自己目前的工作負荷。

三、主動向老闆提其他可行替代方案。

她深知，硬著頭皮接下任務，後果就是累垮自己，還達不到老闆的要求。

因此，她藉由溝通三部曲，將「No」藏在答案裡。

這樣一來，老闆就不會成為你時間管理的敵人。

時間，是別人搶不走的資產，也是你替自己加薪的最快捷徑。

越早做，時間的複利越豐厚，是穩賺不賠的投資術。
「忙碌，只是偷懶的一種形式，那是因為你懶得思考和分辨自己的行動。」費里斯說。現在，拿起紙筆，盤點你的時間效益（見上表），擺脫窮忙族，學做時間富爸爸吧！
 

＊7個步驟，從窮忙族變新富族！

步驟1　問自己　我最想成為什麼人？

用「我想成為一個XXX」，替你的時間帳戶開戶。

方法：

替你的70歲生日寫篇生日頌，寫出一生最有成就與驕傲的事，了解自己的渴望。

若真想不出來，就拿出紙筆以「我現在是，我有，我能夠……」為起始，

憑直覺用力寫5分鐘，別中斷。

步驟2　列出我需要扮演的角色明細

方法：把現在自己扮演的角色列出，如員工、父親、兒子、某社團成員、義工等，然後，把不喜歡的角色刪除，先從容易脫離的開始，

最後，選出7個你願意且必須扮演，且會做得好的角色。

除非你是超級工作狂，否則別忽略家庭的角色。

步驟3　定出2年關鍵任務

方法：思考這些角色要達到你夢想中的目標、關鍵任務為何？什麼任務在未來1、2年達成，對達成理想最有幫助？如「我要成為頂尖的業務員」、「我要建立起自己的忠誠客戶群」。 再重複一次，要把能量放在「你比人家在行、讓你愉快，且對你生命遠景影響最大的事」。

步驟4 以SMART法，定年度目標

S(特定性)—別說去找客戶。要說：「每天都會去開發新客戶」

M(可測性)—要說「每天開發出50個具有100萬以上消費力、有購買意願的新客戶」

A(行動性與肯定性)—勇於拒絕跟目標無關的事，用詞可婉轉

R(實際性)—別定遙不可及的目標

T(有期限性)—才能評估成效

步驟5　每週與自己約會1次

請參考「4大象限圖」，訂出事情的優先順序。

方法：建議每週末用半小時做週計畫表，這半小時就是你跟自己的約會時間，請遵守。

步驟6　每晚回顧

方法：每天工作結束前，以書面做好明日行程表，要留下點可用時間，別全填滿。

另外，回顧今日結果，習慣每天檢視後，時間應用會更有紀律。

步驟7　恭喜你　你正快速累積起時間財富

但記得，要隨時維持熱情，讓你的時間管理持之以恆。

方法：如幻想自己將達到目標時的愉快感，或把大目標切割成幾個小目標，

這樣就可提高成功率，增加自我成就感！

＊距離七十五歲，你的生命還有多少分鐘？

75歲的生命共3,942萬分鐘

如果你現在25歲，你還有 2,628萬分鐘

如果你現在30歲，你還有 2,365萬分鐘

如果你現在40歲，你還有 1,839萬分鐘

如果你現在50歲，你還有 1,314萬分鐘

如果你現在60歲，你還有 899萬分鐘

如果你現在74歲，你還有 52萬分鐘